Напиши конспект этого текста Документальные информационные системы Основные понятия и определения Документ – зафиксированная на материально...
Условие:
Напиши конспект этого текста Документальные информационные системы Основные понятия и определения Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО
Решение:
9001-2015). Информационная система – совокупность взаимосвязанных элементов, предназначенных для сбора, хранения, обработки и передачи информации с целью достижения определенных задач. Документальная информационная система (ДИС) – это информационная система, специально разработанная для управления документами в организации. Она включает в себя все процессы, связанные с созданием, регистрацией, хранением, поиском и использованием документов. Основные функции ДИС:
- Регистрация документов – процесс присвоения уникального идентификатора каждому документу, что позволяет удобно идентифицировать и отслеживать его в системе.
- Хранение документов – систематическое и организованное сохранение документов в электронном или бумажном виде с целью обеспечения их доступности и сохранности.
- Поиск и доступ к документам – возможность быстрого и удобного поиска и получения нужной информации из документов, а также контроля доступа к ним.
- Обработка документов – включает в себя различные процессы, такие как создание, редактирование, утверждение, согласование и передача документов.
- Управление жизненным циклом документов – систематическое управление всеми этапами жизненного цикла документа, включая создание, использование, хранение, архивирование и уничтожение.
- Архивирование и уничтожение документов – процессы, связанные с переносом документов из активного использования в архив и их последующим уничтожением в соответствии с установленными правилами и сроками хранения. Преимущества использования ДИС:
- Увеличение эффективности работы – автоматизация процессов управления документами позволяет сократить время на поиск и обработку информации, улучшить координацию и совместную работу сотрудников.
- Снижение риска потери и повреждения документов – электронное хранение документов обеспечивает их сохранность и защиту от физических повреждений, а также позволяет создать резервные копии для предотвращения потери информации.
- Улучшение контроля и безопасности – ДИС позволяет установить гибкие права доступа к документам, контролировать и отслеживать их использование, а также обеспечить конфиденциальность и защиту информации.
- Сокращение затрат на бумажные носители и хранение – электронное хранение документов позволяет сократить расходы на бумагу, печать и аренду помещений для хранения бумажных архивов.
- Улучшение доступности и мобильности – электронная форма документов позволяет быстро и удобно получать доступ к информации из любого места и в любое время. Исследования показывают, что использование ДИС способствует повышению эффективности работы организации, сокращению времени на выполнение задач, снижению затрат и улучшению контроля над документами. Однако, перед внедрением ДИС необходимо провести анализ и оценку потребностей организации, разработать соответствующую стратегию и обеспечить обучение сотрудников.
