ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«НОВОПАВЛОВСКИЙ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ»
РАССМОТРЕНО
на заседании ПЦК
Протокол № 1 от «31»августа 2020 г.
Председатель ПЦК
____________ Е.У. Барышникова
ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЙ БИЛЕТ № 1
УД.04 Документационное обеспечение управления
III курс
6 семестр УТВЕРЖДАЮ
Заместитель дире
ктора по учебной работе
_____________ В.А. Иванова
Вопросы для подготовки к экзамену:
1. Определение понятия "документационное обеспечение управления".
2. Какие основные функции выполняет документационное обеспечение управления?
3. Какие виды документов используются в документационном обеспечении управления?
4. Какие требования предъявляются к документам в документационном обеспечении управления?
5. Какие методы и средства обработки документов применяются в документационном обеспечении управления?
6. Какие принципы организации документационного обеспечения управления существуют?
7. Какие проблемы могут возникнуть при документационном обеспечении управления и как их решить?
Ответы:
1. Документационное обеспечение управления - это система документов и процессов, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и использование информации для эффективного управления организацией.
2. Основные функции документационного обеспечения управления включают:
- Сбор и регистрация документов для обеспечения информационной базы управления.
- Хранение и организация доступа к документам для обеспечения сохранности и доступности информации.
- Обработка и анализ документов для получения необходимой информации для принятия управленческих решений.
- Распространение и передача документов для обеспечения информационного обмена внутри и вне организации.
3. В документационном обеспечении управления используются различные виды документов, включая:
- Организационно-распорядительные документы (приказы, инструкции, положения и т.д.).
- Документы оперативного управления (отчеты, протоколы, планы и т.д.).
- Документы внешнего обмена (письма, договоры, счета и т.д.).
- Документы архивного хранения (протоколы заседаний, отчеты, договоры и т.д.).
4. К документам в документационном обеспечении управления предъявляются следующие требования:
- Четкость и ясность изложения информации.
- Полнота и достоверность данных.
- Сохранность и конфиденциальность информации.
- Удобство и доступность для использования.
5. В документационном обеспечении управления применяются различные методы и средства обработки документов, включая:
- Ручную обработку (сортировка, регистрация, архивирование и т.д.).
- Автоматизированную обработку (использование компьютерных программ и систем для управления документами).
- Электронное хранение и обмен документами (использование электронных баз данных, электронной почты и т.д.).
6. Принципы организации документационного обеспечения управления включают:
- Принцип единства системы документации, который предполагает установление единой структуры и порядка документов в организации.
- Принцип непрерывности документационного обеспечения, который предполагает постоянное обновление и актуализацию документов.
- Принцип доступности и удобства использования документов, который предполагает обеспечение легкого доступа к необходимой информации.
- Принцип конфиденциальности и защиты информации, который предполагает обеспечение сохранности и конфиденциальности документов.
7. При документационном обеспечении управления могут возникать следующие проблемы:
- Недостаточная организация и структурирование документов, что затрудняет их поиск и использование.
- Недостаточная автоматизация процессов обработки документов, что приводит к затратам времени и ресурсов.
- Нарушение конфиденциальности и безопасности информации, что может привести к утечке данных.
- Недостаточное обучение сотрудников в области документационного обеспечения, что затрудняет эффективное использование системы.
Для решения этих проблем рекомендуется:
- Установить четкую структуру и порядок документов.
- Внедрить автоматизированные системы управления документами.
- Обеспечить конфиденциальность и защиту информации.
- Проводить обучение и поддержку сотрудников в области документационного обеспечения управления.